Faze poslovne komunikacije

Komunikacijske vještine - jedan od najvažnijih uvjeta za uspješnu komunikaciju među ljudima, razmjenu informacija i postizanje željenog rezultata. Poslovna etiketa počela se primjenjivati ​​od nastanka tržišnih odnosa. Mnoge kulture mu daju posebnu nišu u odnosima između ljudi, podižući ih na čin ceremonije. A to se isplati, jer poslovni etiket pridonosi uspostavljanju kontakta s partnerom, a uspjeh poduzeća uvelike ovisi o ponašanju ljudi tijekom poslovnog sastanka.

Za razliku od redovite svakodnevne komunikacije, poslovna komunikacija ima svoje jasne principe i usmjerena je na postizanje određenog cilja kroz dogovor i ispunjavanje obveza. Poslovno okruženje omogućuje vam da ostvarite nove korisne kontakte na kojima uspješno obavljate posao. Ali ne uvijek budući partneri mogu suosjećati jedni s drugima i pronaći točke kontakta.

Poslovni kontakt podrazumijeva dobivanje povlastica. Dok je sve ostalo jednako, pobijedi onaj koji posjeduje znanje i pravila poslovnog bontona. To je lako slijediti na primjeru interakcije dvaju poduzetnika, od kojih jedan lako i prirodno dovodi sugovornika do zaključaka koji su mu potrebni, a drugi nema vještine poslovnog komuniciranja ili rječitosti i mora ponovno i opet izgubiti profitabilne poslovne mogućnosti.

Stoga je poslovna komunikacija sustav vještina koji uključuje cijeli kompleks komunikacijskog ponašanja:

• kultura komunikacije (usvojena u određenoj zemlji);
• oratorstvo;
• poslovna etika (pravila i propisi);
• psihologija odnosa;
• logika konstrukcije govora (usmena i pisana);
• slika;
• ton i intonacija.

U suvremenom svijetu poslovna komunikacija istodobno je predstavljena u nekoliko oblika:

• Poslovni razgovor - je verbalna ili virtualna komunikacija između kolega ili partnera, koja ima za cilj razgovarati o poslovnim problemima. Najčešće se odvija razgovor između sudionika u jednoj poslovnoj sferi koji razumiju specifičnosti ovog dijaloga i mogu podržati razgovor o uskoj stručnoj temi.
• Poslovni sastanak - dobro usmjerena diskusija, čiji zadaci uključuju rješavanje trenutnih organizacijskih zadataka, analizu informacija dostupnih sudionicima, izgradnju linije daljnjeg ponašanja, donošenje i izražavanje odluka.

• Poslovna korespondencija - Ovo je službena komunikacija putem poslovnog pisma, isključujući bilo kakvu manifestaciju poznavanja ili slenga. Poslovno pismo je dokument koji sadrži poslovno pismo i izdaje se prema svim standardima poslovne korespondencije. U pravilu, i papirnatom i elektroničkom obliku poslovnog pisma dobiva se logotip, adresa tvrtke ili ustanove. Također u poslovnim pismima uočena je određena oznaka na stranici.
• Javni govor - interakcija govornika i slušatelja. Ova vrsta poslovne komunikacije je složena i zahtijeva rječitost. Govornik treba biti što je moguće kompetentniji u izraženom pitanju i vještinama govora, interesu i uvjeravanju publike.Po vrsti prezentacije materijala javni govor može biti informativan (izvještaj), ohrabrujući (agitacija), uvjerljiv (svečani govor).

Razumijevanje specifičnosti i važnosti poslovne komunikacije vodi do zaključka da on može i treba učiti.

Poštivanje pravila poslovnog bontona nužno je za uspješnu izgradnju poslovnih odnosa između poslovnih partnera, kolega, diplomata iz različitih zemalja. Kultura i poslovno ponašanje mogu se dramatično razlikovati, ali Postoje općeprihvaćeni standardi ponašanja koje mora poštivati ​​svaka osoba koja poštuje sebe, bez obzira na pripadnost određenom društvu.

• Točnost. U poslovnom okruženju relevantna je izreka “Vrijeme je novac”, tako da je zakašnjenje na sastanke i čuvanje vašeg sugovornika vrhunac neetičnosti.
• Obveza. Ispunjavanje obveza temelj je dobrog ugleda, bez kojega je nemoguće uspješno djelovanje u poslovnom okruženju.
• Povjerljivost. Sposobnost čuvanja povjerljivosti povjerljivih podataka, poštivanje poslovnih tajni jedan je od uvjeta za uzajamno povjerenje i punu suradnju.
• Pošten stav, Poštovanje sugovornika, sposobnost slušanja, prodiranje onoga što je rečeno, ima za sebe, otvara široke mogućnosti za uspostavljanje kontakta. Ova vještina je također korisna u interakciji sa zaposlenicima i podređenima.

• Samopoštovanje. Što se tiče percepcije o sebi u procesu komunikacije, treba biti u stanju pronaći „srednji dio“. Smireno reagirati na kritike ili savjete, ali i ne dopustiti sebi da manipulira, da dostojanstveno zaustavi pokušaje pritiska, da se razgovor vrati u pravom smjeru.
• Oratorij. Sposobnost jasnog izražavanja svojih misli, prenošenje značenja govora sugovorniku, bez začepljenja fraze neprikladnim riječima i ne vodeći tu misao dalje od teme razgovora. Ta se sposobnost ne daje svima po prirodi, stoga se govorništvo mora dati vremenu u njegovoj obuci.
• Pismenost. Čistoća govora uvelike ovisi o pismenosti osobe, a sposobnost pisanja bez grešaka je obavezan zahtjev u poslovnom okruženju.
• Izgled. U suvremenom svijetu već postoji uspostavljen kod oblačenja (odjevni kod) koji uključuje određeni oblik odjeće za posjet radnom mjestu, događajima, organizacijama ili ustanovama. Obično su to poslovna odijela za muškarce i žene, standardni set nakita i pribora. U slučaju prvog posjeta nepoznatoj organizaciji ili događaju, trebate unaprijed znati o usvojenom pravilu oblačenja.

Struktura poslovne komunikacije može se podijeliti u četiri faze, čiji slijed će omogućiti postizanje maksimalnog učinka u pregovorima.

Ovdje je prvi dojam od primarne važnosti. Pripremajući se za sastanak sa sugovornikom, bit će korisno unaprijed raditi s informacijama: krug interesa sugovornika, okruženje i osobitosti njegove kulture, pravila i važne tradicije za sugovornika. To će vam omogućiti da se osjećate sigurnije i uz dužno poštovanje prema tim ili drugim značajkama partnera.

Ispravno konstruirane prve fraze - ključ uspjeha daljnje komunikacije. Morate početi s privlačenjem pozornosti i smještajem protivnika u sebe. To će pomoći običnom ljudskom prijateljstvu, ljubaznosti, uljudnom interesu za osobu sugovornika, izgovoru njegovog imena.

U procesu razgovora o zadacima potrebno je upariti se sa sugovornikom na jednom "valu". Ovaj rezultat se može postići ako pažljivo promatrate emocionalno stanje partnera ili opću emocionalnu atmosferu unutar grupe, ako govorimo o pregovorima s publikom.

Poznavanje tri glavna kanala percepcije: vida, sluha i kinestetike (to uključuje dodir, miris, položaj tijela, geste i izraze lica) pomoći će vam da se usuglasite sa sugovornikom.

Izravna koncentracija na temu sastanka, rasprava o problemima i zadacima. Cilj je ove faze postići sporazum koji je jednako zadovoljavajući za obje strane.

U trećoj fazi koristi se nekoliko faza, od kojih je suština kontakta:

• utvrđivanje motiva i ciljeva sugovornika;
• održavanje pažnje: važno je vidjeti glavnu nit razgovora, a ne voditi po strani i ne skakati s teme na temu;
• argumentiranje i uvjerenje: primjenjuje se u slučaju razlika u mišljenju;
• popravljajući rezultat je kritični trenutak u razgovoru, kada komunikacija na tu temu treba biti dovršena, bez obzira na rezultate, taj unutarnji osjećaj dolazi s iskustvom i ovisi o promatranju, sposobnosti da se jasno uoče i najmanje promjene u emocionalnoj pozadini sugovornika.

Opći dojam sastanka formira se u posljednjoj fazi poslovne komunikacije i najslikovitije se bilježi u sjećanju. Stoga sposobnost da se razgovor ispravno završi može biti odlučujući faktor za daljnju suradnju.

Kako je lijepo komunicirati, pogledajte u sljedećem videozapisu.