Suptilnosti psihologije poslovnog komuniciranja

Poslovna komunikacija bitno se razlikuje od razgovora o svakodnevnim temama. Suptilnosti psihologije razgovora ove vrste zahtijevaju stvaranje etikete kako bi se zaključila obostrano korisna suradnja.

Poslovna komunikacija je stvaranje složenog višestupanjskog procesa stvaranja odnosa između sugovornika koji su povezani zajedničkim profesionalnim interesima. Karakteristično obilježje je strogo ponašanje unutar utvrđenih granica, ograničeno etiketom službene aktivnosti s vrhuncem nacionalne tolerancije.

Etiquette podređuje dvije kategorije - popis propisa i priručnika. Potonji predstavljaju odnos zaposlenika prema višem položaju, dok su norme psihološki aspekti interakcije među zaposlenicima jednakog položaja u sustavu karijerne ljestvice.

Međutim, obje skupine podliježu općim zahtjevima uljudne suradnje. Osobni interesi, neprijateljstvo i negativno raspoloženje ne bi smjeli utjecati na tijek rada.

Kultura komunikacijske interakcije je u nekoliko glavnih faza, koje predviđaju daljnje odnose između poslovnih partnera:

• Ljubazan pozdrav koji pokazuje drugoj osobi prijateljsku lokaciju. Ljudi bi trebali imati povjerenja jedni u druge u zajedničkom ulaganju;
• Poznavanje podrazumijeva uspostavljanje kontakta za vizualni prikaz jedni drugih;
• Ciljanje određene teme;
• Rasprava o cilju ili rješavanju hitnog pitanja;
• Ishod razgovora.

Poznavanje pravila poslovne komunikacije omogućuje osobi da se brzo popne na ljestvicu karijere, povećavajući status i značaj u društvu. U procesu kultiviranja pojedinac oblikuje izvjesno stil ponašanja koji u većini slučajeva ovisi o vrsti aktivnosti:

1. humanistički, Ovaj pristup sve više dobiva na popularnosti, jer uključuje pružanje podrške i zajedničko traženje rješenja problema. Zaposlenik se doživljava kao osoba s individualnim kvalitetama, uzimajući u obzir njegove emocije i karakter;
2. Manipulativna. Voditelj ili kolega koristi ispitanika kao sredstvo za postizanje specifičnih ciljeva. Na primjer, osobna stroga kontrola nad izvršavanjem zadataka je manipulacija jednog partnera nad drugim;
3. Ritualni stil, za razliku od humanista, podrazumijeva stvaranje željenog statusa u društvu. Poslovne i osobne kvalitete brišu se u pozadini određene “maske”, čija su svojstva unaprijed određena. To je svakodnevna uloga svakog zaposlenika, formirana pojedinačno.

Poznavanje komunikacijske politike omogućuje vam uspostavljanje poslovnih kontakata, jer je poslovna komunikacija sastavni dio upravljanja organizacijskim procesima.Vlasnici, menadžeri i zaposlenici moraju učinkovito komunicirati svoje misli i ideje drugim ljudima koji rade u tvrtki i izvan nje.

Ova vrsta komunikacije u radu je verbalni prijenos informacija. Verbalna komunikacija može biti u obliku sastanaka, osobnih razgovora, telefonskih razgovora i videokonferencija. To je najbolja vrsta poslovne komunikacije, jer omogućuje sugovornicima vizualno ocjenjivanje.

Nervalnu komunikaciju predstavljaju poslovne bilješke, službena pisma, dokumenti i razne obavijesti. Da bi poslali poruku istog tipa nekolicini osoba, neverbalna komunikacija je od praktične važnosti. Može pomoći pri prijenosu tehničkih uputa i pokazati grafikone, grafikone koje je potrebno pregledati za posao.

Također neverbalna komunikacija tijekom osobnog susreta izražava se u različitim gestama, stavovima i izrazima lica. Ponašanje nosi dodatne informacije za sugovornika i pomaže mu da izvuče odgovarajuće zaključke.

Tehnologija je otvorila nove oblike poslovne komunikacije. E-pošta, web-konferencije, društvene mreže omogućuju istovremenu poslovnu komunikaciju s nekoliko osoba. Službene web stranice tvrtki smanjuju razinu komunikacije s potrošačem, ističući prednosti i karakteristike tvrtke.

Međutim, u uspostavljanju poslovnog odnosa važna je izravna komunikacija, koja pomaže uspostaviti kontakt očima i formirati vizualni prikaz sugovornika. Važno je da su obje strane u istom vremenu i prostoru jer je potrebno da sudionici naprave ugodan dojam. Osobna prisutnost može imati snažan utjecaj na cijeli proces poslovne komunikacije.

Izravan kontakt nije uvijek moguć ovisno o situaciji. Upravo, poput razgovora s nekim osobama, stvara prepreku razmjeni informacija. Prema tome, poslovna komunikacija ima drugačiji oblik interakcije:

• Poslovna korespondencija, Narudžbe, pisma i propisi neizravan su oblik komunikacije. Pisani oblik komunikacije nužan je za rješavanje sukoba ili akutnih situacija unutar organizacije i između pravnih osoba;
• Konferencija za tisak uključuje informiranje javnosti kako bi razgovarali o tekućim pitanjima kroz sastanak službenika s predstavnicima medija;
• Sastanak. Provodi se izravno unutar organizacije kako bi se postavili i riješili problemi među zaposlenicima. Voditelj mora istovremeno razgovarati o radnim aktivnostima s nekoliko zaposlenika.

Tijekom profesionalne aktivnosti javljaju se različite situacije koje pokrivaju oblike poslovne komunikacije. Neki se ne mogu riješiti bez sukoba, drugi zahtijevaju tolerantan pristup.Proces je kompliciran emocionalnim ispadima pojedinaca koji brane vlastito stajalište.

Prisutnost osobnih obilježja nadopunjuje definiciju poslovne komunikacije. Stranke koje su u interakciji pridržavaju se ustaljene etikete, koja se formira ovisno o nacionalnim i profesionalnim značajkama. Psihologija, jezično ponašanje i stavovi sudionika o državnom aparatu također imaju značajan utjecaj na tijek razgovora.

Strategija razgovora mora biti ispravno odabrana. U tu svrhu, preporuča se prvo uzeti u obzir osobitosti sugovornika:

• tip temperamenta i izražavanje emocija;
• jezične značajke;
• nacionalni običaji;
• stručno područje;
• položaj u tvrtki;
• tolerancija i odnos prema ljudima različite nacionalnosti.

Etika u filozofiji poslovnog komuniciranja igra važnu ulogu, što je danas goruće pitanje. Gotovo svaka osoba počini poslovni dogovor. Štoviše, značajan dio života pripada sudjelovanju i pripremi za profesionalne aktivnosti.

Kao dio sveobuhvatnog etičkog programa, mnoge tvrtke su razvile unutarnju politiku koja se bavi kulturnim ponašanjem zaposlenika. Politika se provodi kako u jednostavnim pozivima za poštivanje općih pravila kulture, tako iu detaljnijem kodu.

Potonje sadrži specifične zahtjeve ponašanja koji izražavaju očekivanja poduzeća od zaposlenika. Također, unutarnja politika je popis preporuka za rješavanje nekih uobičajenih problema koji se pojavljuju u tijeku poslovanja.

Temelj poslovne etike su dva smjera: pragmatizam i propisi. Prvo načelo uključuje izvlačenje maksimalne koristi od većeg broja pojedinaca. Iznos troškova treba nadoknaditi kombinacijom prednosti poslovnih kontakata i ugovora.

To je moralni recept odluke pojedinca ne bi trebale ovisiti o posljedicama i pravilima koje diktira društvo. Na primjer, organizacija ne bi trebala predstavljati laži potrošača u vezi s pruženim uslugama.

Znanje o poslovnom bontonu je relevantno s obzirom na činjenicu da pomaže sudioniku u razgovoru da zauzme povoljniji položaj. Međutim, sugovornici trebaju uzeti u obzir međusobne interese i graditi na uzajamnoj koristi kada raspravljaju o cilju. Istovremeno, potrebno je braniti poziciju s jasno izraženim govorom, ispravno formulirati svoje misli. Postizanje pozitivnog rezultata ovisi o međusobnom razumijevanju i suradnji obiju strana.

Opseg poslovne komunikacije utječe na gotovo sva područja svakodnevnog života. Takva opsežna interakcija nije iznimka od popisa međuljudskih komunikacija, što zahtijeva procese prilagodbe.

Tijek procesa pregovaranja temelji se na osnovnim načelima:

• Poslovna komunikacija ne uključuje samo raspravu o specifičnim pitanjima, već i osobni odnos sugovornika. Stoga, nijedan kontakt nije potpun bez međuljudskog sudara;
• Kontinuitet razgovora, svaka osoba inicira kroz verbalne i neverbalne geste. Zahvaljujući takvim porukama, ispitanik donosi zaključke i modelira situaciju;
• Svrhovitosti. Svaki komunikacijski čin ima specifičan cilj: uspostaviti poslovni kontakt ili riješiti zajednički problem. Uz to, postoje i latentni zadaci. Na primjer, kada opisuje problem kako bi prenio suštinu sastanka, govornik je u stanju nesvjesno pokazati publiku obrazovanosti i rječitosti;
• Multidimenzionalnost se temelji ne samo na cirkulaciji informacija između sugovornika, već i na odgovarajućoj regulaciji odnosa.Razgovor je prijenos osobnih podataka i koordinacija između poslovnih partnera. Istovremeno, postoji manifestacija emocionalne pozadine između osobnosti. Na primjer, jedan od sugovornika može izraziti dominantan položaj u odnosu na svog partnera.

Pravila ponašanja diktiraju ton tijeka razgovora. Svaka pogrešna gesta i bezbrižna riječ mogu poremetiti posao s više milijuna dolara, dok će dobronamjerna dispozicija pomoći da se zaključi unosan ugovor. Važno je znati popis osnovnih normi za pozitivan ishod poslovne komunikacije.

Potrebno je zadržati optimalni tempo razgovora i koristiti psihološke tehnike. Spori razgovor ometa sugovornika iz glavne razmjene informacija. Zbog brzog govora, naprotiv, gotovo je nemoguće slušatelju prenijeti potrebne informacije. Promjenom dugih i kratkih poruka možete postići pozitivan ishod.

Informacije preopterećene rečenicama treba podijeliti na manje, lako probavljive. Međutim, nemojte koristiti samo kratke odlomke koji ne ostavljaju odgovarajući dojam.

Prilikom izrade slike preporučuje se pridržavanje nekoliko standarda koji povećavaju stopu uspješnosti:

1. Započinjanje razgovora ne bi trebalo preopteretiti poslovne prijedloge. Ispitanik ih može uzeti kao agresivne napade, koji će odmah reagirati na ekstremno neprijateljstvo prema razgovoru;
2. Ispravno postavljena pitanja pomoći će da se sugovornik dovede u nužnu misao i razrijedi intenzivan razgovor;
3. Ne biste trebali otvoreno izražavati vlastito stajalište. Ako se to ne izbjegne, onda je potrebno prikriti tu misao kao subjektivno mišljenje koje se izražava tiho i nenametljivo;
4. Poslovna komunikacija zahtijeva poštivanje pravila ponašanja. Prelazak granica kulturnih normi negativno utječe na tijek komunikacije;
5. Ne preporučuje se izlaganje gotovih rješenja. Poticanje neovisnih zaključaka pridonosi mjestu sugovornika i povoljnom ishodu međuljudskog kontakta.

Sposobnost artikuliranja misli i ispravne strategije može povećati šanse za postizanje cilja. Istovremeno, sudionici moraju obavljati vlastite uloge u okviru uzajamno korisne suradnje. Sugovornici moraju uzeti u obzir jedni druge i poštivati ​​uspostavljene kulturne norme.

Prilikom obavljanja poslovne komunikacije ne treba izlaziti iz profesionalnog prostora. U svakodnevnom životu ispitanik može biti i supervizor i zaposlenik srednje razine. Oba sudionika poštuju profesionalne uloge. U radu je važna suradnja i aktivna interakcija.

Za više informacija o najvažnijim vještinama poslovne komunikacije pogledajte sljedeći videozapis.